Bingo!
Ik heb een data-analyse model ontworpen dat niet alleen de accountantskosten voor ondernemers vermindert, maar ook de kwaliteit van de controle-informatie verbetert! Met dit model sla ik twee vliegen in één klap. Mijn aanpak begint bij de brondata, waar analyses en informatie worden geoptimaliseerd om de kwaliteit van de controle-informatie te verhogen.
Achtergrond en Probleemstelling
Met 16 jaar ervaring als accountant en 6 jaar als data-analist heb ik uitgebreide ervaring opgedaan in het controleren van jaarrekeningen en het uitvoeren van data-analyses voor de jaarrekeningcontrole. Mijn observatie is dat ongeveer 70% van deze controles niet efficiënt wordt uitgevoerd, voornamelijk als gevolg van een gebrekkige informatievoorziening. Ik merk dat controllers niet altijd begrijpen welke informatie ze moeten aanleveren en dat ze ook druk bezig zijn met hun huidige werkzaamheden, waardoor ze soms niet de benodigde tijd hebben om alles tijdig aan te leveren.
Dit gebrek aan juiste informatie en tijd leidt tot frustratie bij zowel controllers als accountants. Vaak hoor je van controllers: 'Alle opgevraagde documenten en analyses zijn aangeleverd, en sommige documenten of analyses zullen tijdens de controle worden verstrekt.' Terwijl accountants op hun beurt denken: 'De klant heeft niet alle gevraagde informatie bij aanvang van de controle verstrekt, en tijdens de controle blijkt dat sommige documenten of analyses ontbreken, zelfs in de stukken die wel zijn verstrekt.' Dit patroon veroorzaakt voortdurende frustraties in het controleproces en leidt uiteindelijk tot hogere kosten.
Elk jaar wordt weer overlegd en worden problemen en budgetoverschrijdingen besproken met het team en de klant. Ondanks goede bedoelingen beginnen we vaak het volgende jaar met dezelfde uitdagingen. Hoewel er natuurlijk gevallen zijn waar het beter gaat, blijft de frustratie en het onbegrip voelbaar wanneer de jaarrekeningcontrole opnieuw wordt uitgevoerd.
Oplossing
Met mijn expertise als data-analist en Registeraccountant heb ik een data-analysemodel ontwikkeld om ondernemers te ondersteunen bij het leveren van nauwkeurige controle-informatie. Dit omvat gedetailleerde analyses die door de accountant kunnen worden opgenomen in het controledossier en direct kunnen worden gecontroleerd. Dit model is gebaseerd op de brondata en kan volledig geautomatiseerd worden ingezet. Met slechts één eenvoudige handeling kun je bijvoorbeeld controleren of de geld- en goederenstromen overeenkomen met de verantwoorde kostprijs en de boekingen in de crediteurenadministratie. Bovendien kun je moeiteloos de afloopcontrole van debiteuren en crediteuren aan je accountant overdragen. Met één druk op de knop ontvang je ook een gedetailleerde beoordeling van bijvoorbeeld de overige bedrijfskosten. Mijn doel is om controllers te voorzien van de juiste analyses op basis van brondata, die zowel voor interne als externe doeleinden kunnen worden gebruikt. Bovendien is het bouwen van deze analyses geautomatiseerd, waardoor controllers niet elk jaar dezelfde herhalende handelingen hoeven uit te voeren.
Voordelen
Wanneer controllers geautomatiseerde analyses aanleveren met behulp van geavanceerde data-analysetools, brengt dit aanzienlijke voordelen met zich mee. Allereerst hebben zij meer tijd om zich te richten op andere essentiële werkzaamheden of om aanvullende vragen van de accountant te beantwoorden. Dit zal de werkdruk tijdens de controle van de jaarrekening verlichten. Accountants zullen tevreden zijn met de aangeleverde controle-informatie, waardoor zij deze informatie sneller en efficiënter in hun dossier kunnen verwerken. Bovendien stelt het hen in staat om gerichtere vragen te stellen over eventuele afwijkingen die uit deze analyses naar voren komen, wat zorgt voor meer zekerheid en een grondigere controle. Het is algemeen bekend onder accountants dat een goed georganiseerd controledossier leidt tot een efficiëntere controle en lagere accountantskosten. Dit resulteert in een win-winsituatie voor beide partijen, met de focus op kwaliteit en efficiëntie.
Hoe het werkt
In de bronbestanden zijn alle tabellen van de financiële administratie, voorraadadministratie en/of projectadministratie opgenomen. Door simpelweg een data-analysetool aan deze database te koppelen, kun je moeiteloos alle benodigde gegevens uit de administratie halen. Bovendien is het mogelijk om het analytische proces te automatiseren, zodat je op elk gewenst moment analyses kunt uitvoeren. Dit stroomlijnt niet alleen het werkproces, maar biedt ook directe toegang tot cruciale gegevens wanneer dat nodig is.
Uitgangspunten en doelgroep
Mijn model richt zich met name op middelgrote handelsondernemingen waar accountants niet kunnen steunen op interne beheersing en dus een gegevensgerichte controle aanpak nodig is. Het is tevens geschikt voor bedrijven die gebruikmaken van Exact Online of andere bekende financiële pakketen zoals Twinfield of AFAS. In ieder geval is het van belang dat er toegang is tot de brondata. Deze doelgroep zal maximaal profiteren van de voordelen die mijn dienst te bieden heeft.
Kosten
Het opzetten van dit model en het uitvoeren van analyses vereist een investering van de ondernemer. Deze investering zal zich echter snel terugbetalen door de verlaging van accountantskosten.
Het is tevens van belang op te merken dat het gebruik van data-analysetools voor controllers van onschatbare waarde kan zijn. Hierdoor kunnen controllers ook andere analyses opzetten voor verschillende doeleinden, zoals cashflow-analyses, marge-analyses, rendementsanalyses, of analyses voor het opsporen van dubbele betalingen. Dit vergroot de toegevoegde waarde van de dienst en biedt veelzijdige mogelijkheden voor bedrijfsverbeteringen.
Oproep
Zijn er accountantskantoren die streven naar efficiëntere controle? En zijn er ondernemers die hun accountantskosten willen verminderen? Aarzel dan niet om direct contact met mij op te nemen.
Afsluitende Gedachte
Hoewel de verwachtingen rond kunstmatige Intelligentie hooggespannen zijn, lijken we soms de mogelijkheden die al binnen handbereik liggen te onderschatten. De oplossing is wellicht dichterbij dan we denken. We kunnen onze processen aanzienlijk efficiënter en kosteneffectiever maken, maar dit vereist actie in plaats van louter woorden. Laten we samen de daad bij het woord voegen en resultaten boeken!